Soerendonk heeft een nieuwe tool

Op de website van dorpsraad Zurrik staat “Dorpsraad start met nieuwe vorm van overleggen”. Zij hebben namelijk het afgelopen jaar aan een tool voor projecten gewerkt, wat tot een nieuwe werkwijze heeft geleid in Soerendonk.
Marcel Lammers (secretaris van dorpsraad Zurrik) en student ICT Software Engineering Stijn Groenen (ontwikkelaar van de tool) vertellen hierover vol trots.

Het idee
Het begon in 2018, de dorpsraad bestond tien jaar. In die tien jaar was er binnen de raad weinig veranderd. Er kwamen genoeg mensen naar de vergaderingen om te luisteren of mee te praten, maar er was weinig contact met de jongeren, vertelt Marcel.
We wilden iets ontwikkelen wat toegankelijk is voor de jongeren. Het doel van de tool is om een instrument in handen te hebben om makkelijker het contact met de jongeren te betrekken, zonder de verplichting van het bijwonen van een vergadering. Met de tool kun je een project bekijken waar en wanneer men wil. “Online werken is de toekomst.” aldus Stijn.

De aanpak
Stijn Groenen is vanuit zijn studieopdracht bij de dorpsraad aan de slag gegaan. De heer Lammers: “We hebben een werkgroep opgezet, die met Stijn overlegde wat allemaal in de tool moest komen. Op basis van deze input heeft Stijn het programma geschreven.”De student geeft aan dat hij het een leuke opdracht vond en dat deze mooi aansloot op zijn studie. “Wel kostte het meer tijd dan ik van tevoren dacht!”

Vanwege het tienjarig bestaan is er vervolgens een enquête verspreid over alle huisadressen van Soerendonk. Hierin waren verschillende thema’s opgenomen en kon men aangeven bij welke thema’s men betrokken wilde worden. Er waren wel 100 positieve reacties! Toen de tool klaar was heeft men aan deze mensen eerst toestemming gevraagd om hen aan het gekozen project toe te voegen en toegang te verlenen. De heer Lammers: “Hierdoor zijn er uiteindelijk wel wat minder mensen aangesloten, maar er waren ook veel positieve reacties.”

Het doel
De meeste reacties zijn inwoners in de leeftijdscategorie van 40 jaar en ouder, waarbij men concludeerde dat er ook bij deze groep de behoefte is om mee te denken en te praten zonder de verplichting van het bijwonen van vergaderingen. Het doel van de tool is hiermee bijgesteld en niet meer alleen op jongeren gericht.

“Natuurlijk hopen we nog steeds door het gebruik van de tool jongeren aan te trekken.” aldus de heer Lammers. “Maar er is ook nog een andere doelgroep ontstaan. Er is nu ook iemand van de gemeente Cranendonck toegevoegd aan één van de projecten. Zo krijgt de gemeente meer inzicht en kan eventueel ook zelf deelnemer zijn van het project. We hopen zo ook de communicatie tussen dorpsraad en gemeente te bevorderen.”
Naast de gemeente kan men ook anderen, op een open en toegankelijke manier, bij een project betrekken zoals vakspecialisten van buiten het dorp.
Beiden heren voegen hieraan toe “De kracht van het programma is de laagdrempeligheid en de openheid.”

De uitvoering
Vanuit de dorpsraad zelf is er per thema een projectleider opgesteld.
“Van hen vragen we, los van het vullen van de tool, wel wat meer actie. Het is de bedoeling dat zij de betrokkenen stimuleren en er meer actie en reactie komt.” geeft de heer Lammers aan. “De tool is mooi gebouwd, maar het is aan ons om door het juiste gebruik er een succes van te maken.”

De tool is nog maar pas van start gegaan en het heeft nu al tijd opgeleverd. Niet alleen voor de heer Lammers, secretaris van de dorpsraad. “Ik ben een stuk minder tijd bezig met het voorbereiden en opstellen van de activiteitenlijst.” Ook scheelt het tijd in de vergadering welke interactiever is geworden. Bij de bespreking wordt de tool op groot scherm getoond en kan de betreffende projectleider heel makkelijk en snel het project en de status ervan toelichten.

Het vervolg
Vanaf de start van de werkgroep totdat de tool live ging heeft bijna een jaar geduurd.De kosten waren nihil, omdat Stijn vanuit een schoolopdracht dit programma gemaakt heeft. De hosting heeft de dorpsraad gesponsord gekregen.
Er zijn nu nog geen projecten helemaal van begin tot eind doorlopen in de tool. Er zijn al diverse projecten gestart in de tool. Ook is er een lopend project opgenomen in de tool om de inrichting en evaluatie van dit project via de tool af te sluiten.

De heer Lammers: “Na de eerste keer live zetten hadden we uiteindelijk toch nog een paar zaken, waar we tegen aan liepen. Stijn heeft hier heel snel op gereageerd en wat zaken aangepast.”
Stijn Groenen: “Het proces zelf is goed verlopen, het zijn echt aanpassingen op de details.”
We komen terug op de aankondiging op de website “Dorpsraad start met nieuwe vorm van overleggen.” De heer Lammers geeft aan dat het een gevolg zou kunnen zijn. “Er kunnen in de toekomst minder vergaderingen benodigd zijn, om een project toch goed te laten functioneren. We kunnen wat doelgerichter een vergadering inplannen, bijvoorbeeld wanneer een lopend project klaar is om gepresenteerd te worden aan de dorpsraad. Of op het moment dat een projectgroep wat zaken wil kortsluiten met de dorpsraad of er vanuit hen behoefte is om over bepaalde issues mee te denken.”

Een aanrader
De heer Lammers raadt andere dorpsraden zeker aan om ook met zo’n tool te werken. “Het beheren van de tool, zoals het toevoegen van leden, gaat overigens ook heel makkelijk.”
Stijn Groenen staat er positief tegenover om in de toekomst ook voor andere dorpsraden iets op te stellen. “Zo’n programma kan geheel opgesteld en aangepast worden naar de eigen wensen.” geeft de student aan.

Mocht u na het lezen van dit artikel meer willen weten over de tool, laat het ons weten via deze link.
Stijn Groenen heeft overigens de studieopdracht met succes kunnen afsluiten!

Drie schermvoorbeelden: